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  • Arthur Vinson

8 règles de messagerie pour gagner 1h par jour, prioriser ses actions et réduire sa charge mentale

Tout le monde connaît les règles de messagerie et pourtant bien peu de personnes les utilisent. Chez Mailoop, nous avons vite compris pourquoi. Quand on est face à ça :


Difficile de ne pas se sentir comme ça :


Pour ceux qui ont l'impression de passer leur vie à courir après leurs e-mails, nous avons décidé de partager quelques-unes des meilleurs pratiques pour bien configurer sa boîte mail. Les meilleurs d’entre nous aperçoivent la lumière au bout du tunnel, alors que d’autres luttent encore avec les 1521 messages restants.


Ayons avant tout une pensée pour eux et dédicaçons-leur cette minute sans e-mail.


Les règles de messagerie, c’est pourtant assez simple, et ça permet d’automatiser un grand nombre de tâches et de tri sur un volume non négligeable d’e-mails. A la clé, en appliquant ces recettes, vous devriez gagner une bonne heure par jour, et surtout beaucoup de sérénité.


Bien sûr, nous en sommes convaincus et le vivons au quotidien : lorsque nous accompagnons petites et grandes entreprises vers un meilleur usage de l’e-mail, il y a autant de recettes et de façon de gérer l’information que de personnes ! Ces idées n’ont donc qu’un seul but : faire émerger la réflexion sur la base de bonnes pratiques. Nous vous encourageons ensuite à améliorer ces règles pour qu’elles correspondent encore mieux à vos attentes, voire à en inventer de nouvelles et à les partager. En cadeau :un atelier de sensibilisation au droit à la déconnexion offert dans vos entreprises pour les meilleures règles de messagerie partagées en commentaire !



Un conseil : ne laissez pas des algorithmes gérer à votre place ce qui doit être prioritaire ou non, cela ne marche pas et c’est déresponsabilisant. Gardez votre pouvoir d’agir.

1. Déplacer toutes les newsletters dans un dossier ou label séparé


Prérequis : Créé un dossier « Newsletters » (Outlook) ou un label « Newsletters » (Gmail).

Règle / Filtre : si l’objet contient « newsletter », ou le contenu du message contient « se désabonner », « se désinscrire », ou « unsubscribe », alors déplacer l’email vers le dossier créé (Outlook) ou assigner le label créé et enlever le label « Boite de réception » (Gmail). Arrêter le traitement des règles suivantes (important).


Résultat: consulter tranquillement une fois dans la journée vos newsletter dans ce dossier, puis les supprimer ensuite. Vous maîtrisez quand vous faites de la veille plutôt que de subir des interruptions inutiles.


Bonus : -5 emails / jour


2. Déplacer toutes les réponses aux invitations dans un dossier ou label séparé, les marquer comme lues


Prérequis : Créer un dossier « Réponses Invitation » (Outlook) ou un label « Réponses Invitation » (Gmail)


Règle / Filtre : si l’email est une réponse à une invitation (champ isEventResponse), alors marquer comme lu, déplacer l’email vers le dossier créé (Outlook) ou assigner le label créé et enlever le label « Boite de réception » (Gmail). Arrêter le traitement des règles suivantes (important).

Résultat : Pas besoin d’être interrompu à chaque acceptation ou refus d’une invitation à une réunion ! Vous le saurez de toute façon en regardant votre calendrier.


Bonus : -10 emails / jour

3. Déplacer ses emails perso dans un dossier dédié


Prérequis : Créer un dossier « Perso » (Outlook) ou un label « Perso » (Gmail)


Règle / Filtre : si l’adresse email de l’envoyeur contient « gmail.com », « hotmail.com » etc… (prendre le top 10 des domaines personnels), déplacer l’email vers le dossier créé (Outlook) ou assigner le label créé et enlever le label « Boite de réception » (Gmail). Arrêter le traitement des règles suivantes (important).


Résultat : Plus de clarté dans la distinction vie pro / vie perso, et plus la peur de voir une vidéo de chat venant de votre fils apparaître dans votre boîte aux lettres en plein partage d’écran lors du prochain CODIR.


Remarque : Les emails d’autoentrepreneurs utilisant un compte perso s’y retrouveront aussi !


Bonus : -5 emails par jour.

4. Déplacer les e-mails en copie dans un dossier dédié


Prérequis : Créer un dossier « Copie » (Outlook) ou un label « Copie » (Gmail)

Règle / Filtre : si vous êtes destinataire en copie, déplacer l’email vers le dossier créé (Outlook) ou assigner le label créé et enlever le label « Boite de réception » (Gmail). Pour Gmail, il suffit de remplir le champ "objet" avec "cc:moi". Optionnel : marquer comme lu si vous êtes à l’aise avec l’idée de rater parfois des informations. Arrêter le traitement des règles suivantes (important).


Résultat : Mettre en copie quelqu’un, c’est lui dire qu’il est là pour être informé mais qu’aucune action de sa part n'est attendue. Une fois par jour, balayer ce dossier rapidement pour faire le point sur les événements de la journée.


Bonus : - 20 emails par jour.

Limite : Marquer les emails en copie comme lu est une pratique intéressante mais elle questionne. Dans nos interviews, nous voyons que seuls les top managers se permettent souvent cette action, tout en acceptant difficilement l’idée de voir toute la chaîne hiérarchique faire pareil. Cette pratique n’a de sens que si elle est acceptée et déployée à l’échelle de toute une équipe. Par précaution nous ne l’activons donc pas dans notre script.


Facile ?


Viennent ensuite les règles de priorisation de l’information pour vous aider à traiter les choses par ordre d’importance.


Prérequis : Créer une catégorie « Externe », « Prioritaire », « A traiter », « A regarder » pour Outlook ou les mêmes labels pour Gmail.


5. Marquer comme "A regarder" les e-mails où vous êtes un destinataires parmi plusieurs


Règle / Filtre : si vous êtes un parmi les destinataires principaux, assigner la catégorie ou le label « A regarder ». Continuer le traitement des règles suivantes (important).


6. Marquer comme "A traiter" les emails ou vous êtes seul et unique destinataire principal


Règle / Filtre : si vous êtes le seul destinataire principal, retirer le label ou la catégorie « A regarder » et assigner la catégorie ou le label « A traiter ». Continuer le traitement des règles suivantes (important)


7. Marqué comme "Prioritaire" les emails de vos contacts prioritaires


Règle / Filtre : si l’expéditeur correspond à « mon_n+1@monentreprise.fr », « mon_n+2@monentreprise.fr »… (lister les collaborateurs critiques avec qui vous interagissez), assigner la catégorie ou le label « Prioritaire ». Arrêter le traitement des règles suivantes (important).


Limite : Pensez à faire évoluer votre liste. Et gardez-la secrète, cela pourrait contrarier certain de vos collègues de ne pas être dessus… mais bon, à la guerre comme à la guerre !


8. Marquer comme "Externe" les emails externes restants


Règle / Filtre : si l’adresse de l’expéditeur ne contient pas le domaine « monentreprise.fr », assigner la catégorie ou le label « Externe ». Arrêter le traitement des règles suivantes (important). N'hésitez pas à ajouter d'autres domaines internes si vous utilisez notre script : il ajoute uniquement le domaine de votre adresse email.


Si vos règles sont bien paramétrées, cela devrait fonctionner. Récapitulons, après ces 8 règles, cet e-mail n’est :


  • ni un spam (si votre service IT travaille bien ;) )

  • ni une newsletter,

  • ni une invitation ou une réponse à une invitation,

  • ni personnel,

  • ni une copie,

  • ne vient pas de vos contacts prioritaires,

  • et ne vient pas de l’interne.

Bref : cet email vient d’un client ou d’un fournisseur externe et vous est adressé directement ! Sinon affiner le filtre et partagez vos astuces.




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